Deuxième volet dans notre série de tutoriels pour Excel: les mises en formes conditionnelles. C’est un outil intéressant, voire rapidement indispensable, lorsque vous avez de grandes quantités de données à analyser et à sélectionner.

La mise en forme conditionnelle en quoi cela consiste? Et bien cela permet par exemple de mettre automatiquement en couleur une liste de cellules en fonction des données qu’elle comporte. La mise en forme ne se limite pas à des changements de couleur, elle permet également de mettre des barres de progression ou des icônes selon le type de données que vous traitez.

Pour commencer, la mise en forme conditionnelle ça se trouve (pour Excel  2007) dans l’onglet “accueil”, dans les “styles”.

C’est à dire là:

De là vous accédez à toute une série de mise en forme diverses et variées…

Les mises en surbrillance, cela vous permet de mettre en couleur les cellules dont le contenu est supérieur, inférieur ou égal à la valeur que vous indiquez. Vous pouvez également surligner les cellules comprises en deux valeurs, correspondant à un texte ou à une date. Vous pouvez également surligner les doublons entre deux listes.

Vous pouvez également mettre en couleur les X valeurs les plus élevées ou les moins élevées. X pouvant être un chiffre, un pourcentage ou une valeur correspondant à une moyenne.

Les barres de données, vous permettent d’afficher une sorte de barre de progression proportionnelle à la valeur de la cellule:

Les nuances de couleurs, vous pouvez nuancer la couleur de fond de la cellule en fonction des valeurs de la liste:

Les jeux d’icônes, vous permettent d’afficher des indicateurs en fonction des valeurs d’une liste de cellules:

Par exemple:

Petite mise en pratique maintenant: imaginons une liste de mots-clés avec le volume de recherche mensuel et la concurrence sur Google pour chacun de ces mots-clés (les chiffres indiqués ci-dessous sont fictifs). La mise en forme conditionnelle permet d’insérer des indicateurs de couleurs et de voir en un coup d’œil les résultats les plus intéressants:

Tous les formats sont personnalisables à souhait, à vous de choisir l’aspect qui vous convient le mieux pour traiter vos données. Les exemples de possibilités sont multiples. En voici quelques uns…

En hachurant les données qui ne conviennent pas:

Ou en surlignant avec un effet dégradé:

Ou encore avec un jeu d’icones:

Toutes les options de formatage disponibles dans Excel peuvent être utilisées ici, ce qui vous permet de personnifier vos tableaux et vos rapports à votre guise.